Miksi asiantuntijat uupuvat, kun yritykset säästävät ja kiihdyttävät samaan aikaan?

Kuva: Freepik

Olemme huomanneet viime aikoina erään huolestuttavan ilmiön. Kun coachaamme avainhenkilöitä, keskustelemme esihenkilöiden kanssa arjen johtamisen solmukohdista ja kohtaamme asiantuntijoita Santsikuppi-etäkahveilla, esille nousee toistuvasti sama viesti. Riippumatta toimialasta tai yrityksen koosta, nykyajan asiantuntijatyö ja kiihtyvä tietotulva tuntuvat imevän ihmisistä mehut.

Tämä havainto on rajusti ristiriidassa sen kanssa, miten paljon organisaatiot parhaillaan investoivat uuteen teknologiaan, tekoälyyn ja automaatioon. Tavoitteena on tietysti työn sujuvoittaminen ja ajan säästäminen. Silti todellisuus näyttää usein täysin päinvastaiselta. Säästyneen ajan ja mielenrauhan sijaan työpäivät täyttyvät tietotulvasta, joka johtaa pirstaloituneeseen huomioon ja uupumiseen.

Haluamme tässä blogissa avata sitä, mistä tässä huolestuttavassa ilmiössä on kyse ja mitä asialle voidaan organisaatioissa oikeasti tehdä. Kyse ei ole pelkästään lisääntyneestä tietomäärästä, vaan laajemmasta kognitiivisesta kuormituksesta. Se syntyy, kun yritykset joutuvat tiukassa markkinatilanteessa karsimaan henkilöstöään ja samalla vaatimaan jäljelle jääviltä asiantuntijoilta entistä enemmän venymistä ja nopeaa uuden oppimista epävarmuuden keskellä. Tätä yhtälöä yritetään usein ratkaista pakottamalla ihmiset suorittamaan enemmän ja kovemmin, mikä vain syventää uupumuskierrettä. Tässä tilanteessa on tärkeää pysähtyä ja ymmärtää tilanteen todelliset juurisyyt biologian tasolla ja löytää rakenteelliset ratkaisut aivojemme suorituskyvyn suojelemiseksi.

Resurssit vähenevät, mutta vaatimukset kovenevat

Kun markkinatilanne kiristyy ja kilpailu kovenee, yritysjohdon automaattinen reaktio on usein karsia kiinteitä kustannuksia, vähentää henkilöstöä ja yrittää paikata syntynyttä vajetta investoimalla uusiin digitaalisiin työkaluihin. Logiikka saattaa vaikuttaa ensialkuun aukottomalta. Ajatellaan, että koska tekoäly ja automaatio tekevät tiedon tuottamisesta ja käsittelystä nopeampaa, jäljelle jäävä pienempi tiimi pystyy helposti hoitamaan saman, tai jopa suuremman määrän työtä kuin ennen. Samalla toistetaan vaatimusta siitä, että asiantuntijoiden on pysyttävä jatkuvasti teknologisen kehityksen aallonharjalla.

Tämä on kuitenkin matemaattinen mahdottomuus. Kyseessä on puhtaasti systeeminen ja biologinen yhtälövirhe, jonka todellinen hintalappu yritykselle on merkittävä.

Rikotaanpa perinteinen tehokkuusharha palasiksi:

Teollinen harha: Enemmän työkaluja + Vähemmän ihmisiä = Suoraviivainen tehokkuusloikka ja säästöt.

Biologinen todellisuus: Moninkertainen tietotulva + Laajentunut vastuualue = Huomion pirstoutuminen ja kognitiivinen ylikuormitus.

Kun työntekijöitä vähennetään, jäljelle jäävien asiantuntijoiden tontti pirstoutuu hallitsemattomasti. He joutuvat ottamaan lennosta haltuun useita uusia vastuualueita ja hyppimään erilaisten järjestelmien ja viestintäkanavien välillä. Samaan aikaan heidän odotetaan oppivan uudet, jatkuvasti päivittyvät toimintatavat ja kantavan vastuun siitä, että yritys pysyy kilpailussa mukana. Tästä syntyy sekä inhimillinen jaksamisongelma että myös kriittinen liiketoimintariski.

Kun organisaatio pakotetaan toimimaan tämän mallin sisällä, yrityksen strateginen teho ja suorituskyky alkavat murentua. Todellisuus on, että ihmisaivojen kaistanleveys ja huomiokyky ovat rajallisia. Kun asiantuntija pakotetaan jatkuvaan reagointiin ja loputtoman digitaalisen kohinan suodattamiseen, hänen kykynsä luovaan ja pitkäjänteiseen ajatteluun rapistuu.

Tämä on kallista. Väsynyt ja ylikuormittunut mieli pyrkii vain selviytymään tästä työpäivästä mahdollisimman pienellä energiankulutuksella. Tämän seurauksena työn laatu huononee, kriittiset prosessit sakkaavat ja yrityksen kalleimmat avainpelaajat väsähtävät ja jäävät sairaslomalle, tai pakkaavat tavaransa ja irtisanoutuvat. Jos johtoryhmä jatkaa oireiden hoitamista ja yrittää lääkitä tätä rakenteellista kaaosta painamalla kaasua entistä kovempaa, se ajaa organisaation tietoisesti kohti kognitiivista konkurssia.

Kontekstin vaihtamisen hinta

Kurkistetaan ihmisen biologiseen käyttöliittymään ymmärtääksemme, miksi nykyaikainen asiantuntija uupuu kiihtyvän arjen keskellä. Neurotiede ja kognitiivinen psykologia osoittavat, että ihmisaivot toimivat kahdella hyvin erilaisella järjestelmällä. Nobelisti Daniel Kahneman on kuvannut, että meillä on salamannopea, intuitiivinen ja lähes ilmaisella taustavirralla pyörivä Systeemi 1, jota me Yhteysvoimalassa kutsumme Autopilotiksi, sekä hidas, analyyttinen, looginen ja tietoinen Systeemi 2, jota me kutsumme Arkkitehdiksi.

Tämä sisäinen Arkkitehtimme asuu aivojemme etuotsalohkossa. Toisin kuin Autopilotti, Arkkitehti on fyysisistä resursseista riippuvainen, eli se kuluttaa valtavasti aivojen rajallisia glukoosivarastoja. Kun asiantuntija tekee kriittistä ajatustyötä, ratkoo monimutkaisia ongelmia tai tekee tärkeitä päätöksiä, Arkkitehdin akku tyhjenee väistämättä. Juuri tässä kohtaa moderni tekoälyaika ja hajanainen työkulttuuri iskevät suoraan asiantuntijan kaikkein haavoittuvimpaan paikkaan.

Ensimmäinen suuri energiasyöppö on kiihtyvä sovellusten, tehtävien ja roolien välillä hyppiminen, joka johtaa ilmiöön nimeltä huomiojäämä. Tutkimukset osoittavat, että kun asiantuntija siirtyy kesken kaiken tehtävästä A tehtävään B (esimerkiksi budjettilaskelmasta nopeaan Slack-viestiin ja sieltä takaisin), osa hänen kognitiivisesta kapasiteetistaan jää jumiin edelliseen tehtävään. Kun tätä tapahtuu pitkin päivää kymmeniä kertoja, aivojen todellinen suorituskyky sakkaa täysin. Kalenteri saattaa näyttää hyvin organisoidulta, mutta kognitiivisesti asiantuntija ajaa jatkuvassa sumussa.

Tähän kun kytketään vielä tekoälyn suoltama massiivinen tietomäärä, kognitiivinen kuorma moninkertaistuu. Tekoäly generoi yhdellä klikkauksella tuhannen sanan raportteja tai strategialuonnoksia, mutta kuka kantaa lopullisen vastuun ja varmistaa laadun? Siinä roolissa on ihmisen väsyvä Arkkitehti.

Tietotyön kognitiivisen kuorman tutkimuksessa tunnistetaan ilmiö: koneen tuottaman tekstin jälkimuokkauksen aiheuttama kognitiivinen rasitus. On pystytty osoittamaan, että valmiiksi generoidun tekstin kriittinen arviointi, suodattaminen ja virheiden etsintä vaatii ihmisaivoilta usein huomattavasti enemmän energiaa ja raskaampaa kognitiivista työtä kuin saman tekstin kirjoittaminen itse alusta alkaen. (Lähde)

Tämä johtuu siitä, miten aivomme käsittelevät tietoa. Kun kirjoitat itse, sisäinen Arkkitehtisi etenee loogisessa flow-tilassa, jossa oma ajatus ja sen muuntaminen sanoiksi kulkevat synkronoidusti. Mutta kun ruudullesi rävähtää tekoälyn sekunneissa suoltama raakateksti, aivosi joutuvat välittömästi kuluttavaan epäilyn ja analyysin moodiin.

Arkkitehdin on katsottava jokaisen sujuvalta näyttävän virkkeen taakse ja toimittava laadunvarmistajana. On jatkuvasti varmistettava, perustuuko tieto faktoihin vai onko kyseessä koneen keksimä hallusinaatio. Tämä jatkuva digitaalinen auditointi imee etuotsalohkon rajalliset glukoosivarastot tyhjiöön ennätysvauhtia, mikä altistaa päätöksentekoväsymykselle.

Kun tämä biologinen akku lopulta vilkkuu punaisella, aivomme kääntyvät energiansäästötilaan, jonka seurauksena on herkästi automaatiovinouma. Uupunut asiantuntija lakkaa kyseenalaistamasta ja alkaa luottaa sokeasti koneen tuottamiin, faktoilta näyttäviin hallusinaatioihin. Hänellä ei yksinkertaisesti ole enää fyysistä energiaa tehdä itsenäistä ja kriittistä salapoliisityötä.

Tällöin asiantuntijuuden syvällinen ajattelulihas alkaa surkastua, ja yritys maksaa siitä laadun romahtamisena sekä kalliina virheinä. Avainpelaajaksi kasvaminen tässä ajassa vaatiikin sitä, että opimme suojelemaan tuota sisäistä Arkkitehtiamme ja ottamaan kognitiivisen ergonomian omiin käsiimme.

Arvailu ei auta

Kun organisaatio ui syvällä kognitiivisessa kuormassa, katse kääntyy johtamiseen. Tässä kohtaa monet esihenkilöt lankeavat ns. valheellisen konsensuksen harhaan. Kyseessä on aivojemme luontainen taipumus yliarvioida se, kuinka paljon muut ihmiset prosessoivat tietoa, motivoituvat ja kokevat painetta samalla tavalla kuin me itse. Tämä sokea piste saa johtajat tukeutumaan perinteiseen ”Kultaiseen sääntöön”: Kohtele muita niin kuin toivoisit itseäsi kohdeltavan.

Modernissa, kiihtyvässä tietotyössä tämä sääntö on kuitenkin tuhoisa. Jos esihenkilö on luonnostaan nopeatempoinen ja riskejä sietävä visionääri, hän kommunikoi muutokset tästä lähtökohdasta käsin. Hän olettaa tiiminsä syttyvän vauhdista. Mutta kun tiimissä on syvällistä analyysia ja harkittuja prosesseja arvostava tarkka asiantuntija, esihenkilön innostus näyttäytyykin kaoottisena uhkana. Se aktivoi työntekijän mantelitumakkeen, nostaa suojamuurin pystyyn ja ajaa hänet analyysihalvaukseen.

Ilman tieteellisesti validoitua kognitiivista dataa johtaminen muuttuu arvailuksi. Esihenkilöt joutuvat siis arvailemaan, mikä ketäkin kuormittaa tai miksi tiimissä on ongelmia. Kultaisen säännön tilalle onkin nostettava "Platina-sääntö": Kohtele muita siten, kuin he itse tarvitsevat tulla kohdelluiksi.

Tämän säännön noudattaminen on kuitenkin mahdotonta, jos työntekijöiden yksilölliset tehdasasetukset ovat johdolle mysteeri. Arvailulla johtaminen selittää tutkimusten mukaan jopa 70% tiimien sitoutumisen puutteesta. Sen todellinen hintalappu mitataan sisäisenä kitkana ja lopulta parhaiden tekijöiden uupumisena. Kun johdolta puuttuu data ihmismielestä, se yrittää korjata systeemiä arvailemalla oireita, vaikka juurisyy on ihmisten kognitiivisen erilaisuuden laiminlyönnissä.

Jotta nämä organisaatiota ja ihmisiä raastavat seuraukset voidaan välttää, meidän on suunnattava katse siihen, miten tiimin arkea johdetaan. Ratkaisu kulminoituu psykologisen turvallisuuden rakentamiseen ja ihmisten yksilöllisten kognitiivisten tehdasasetusten ymmärtämiseen.

Johtoryhmän ja esihenkilöiden on nähtävä kirkkaasti asiantuntijoidensa todelliset vahvuudet, mutta myös ne osaamisen sokeat pisteet ja potentiaaliset pullonkaulat, jotka kuormittavat ihmistä silloin, kun työ pakottaa hänet toimimaan itselleen epäluontaisella alueella. Kun myös yksilö tuntee itsensä, paitsi, että hän osaa johtaa itseään, häntä voidaan johtaa tämän ymmärryksen mukaisesti. Tämä on edellytys toimivan vuorovaikutuskulttuurin ja psykologisen turvallisuuden luomiselle. Sen myötä uupumus, järjestelmäkaaos ja inhimilliset virheet uskalletaan nostaa pöydälle varhaisessa vaiheessa. Silloin haasteisiin voidaan tarttua ja tehdä korjaavia liikkeitä proaktiivisesti ja mielellään kauan ennen kuin on liian myöhäistä.

Kognitiivisen ergonomian palauttaminen

Biologista vastarintaa tai tyhjentyneitä glukoosivarastoja ei korjata, eikä psykologista turvallisuutta rakenneta, käskyttämällä tai pelkällä tahdonvoimalla. Tehtävälistojen pidentämisen sijaan tarvitsemme kognitiivista ergonomiaa, eli systeemejä ja rakenteita, jotka tekevät viisaasta toiminnasta helppoa ja suojelevat aivojen rajallista kapasiteettia.

Yhteysvoimalan nelivaiheinen malli poistaa organisaation tiukimmat pullonkaulat loogisessa järjestyksessä:

1. Lopetetaan arvailu: Tuomme psykometrisellä WOPI-datalla näkyväksi ihmisten yksilölliset tehdasasetukset, motivaatiotekijät ja kognitiiviset sokeat pisteet. Kun ymmärrämme, miten kukin käsittelee luontaisesti tietoa, havaitsemme uupumusriskin ennen kuin se muuttuu sairauslomiksi.

2. Sankarijohtajasta Pelinrakentajaksi: Autamme esihenkilöitä ja johtajia luomaan psykologista turvallisuutta ja valmentamaan työtapojen muutosta kestävästi.

3. Tiimin pelisäännöt ja yhteys: Työpajoissa opettelemme ymmärtämään toistemme tapoja ajatella, kokea ja käsitellä tietoa, sekä harjoittelemme vuorovaikutustaitoja. Erilaiset toimintatyylit käännetään tiimin saumattomaksi yhteispeliksi.

4. Yksilöstä proaktiivinen Avainpelaaja: Avainpelaaja-verkkokurssilla opetellaan johtamaan omaa ajankäyttöä ja energiaa psyykkisen valmennuksen työkaluja hyödyntäen. Asiantuntija oppii suojelemaan sisäistä Arkkitehtiaan ja johtamaan itseään menestyksekkäästi.

Tekoälyvallankumous ja työelämän kiihtyvä vauhti ovat tulleet jäädäkseen. Voittajia tässä uudessa ajassa ovat ne, jotka ymmärtävät, että eksponentiaalinen teknologinen loikka vaatii vastapainokseen vähintään yhtä suuren loikan inhimillisessä kohtaamisessa, syvässä itsetuntemuksessa ja kognitiivisessa ergonomiassa.

Kun digitaalinen bulkkitavara täyttää maailman, aito inhimillinen yhteys, luottamus ja kyky suojella ihmisaivojen suorituskykyä ovat yrityksesi kalleinta valuuttaa. Älä siis jätä organisaatiotasi ja työntekijöitäsi yksin algoritmien ja kognitiivisen ylikuormituksen armoille.

Varaa maksuton 30 minuutin strateginen kartoitus kanssamme. Katsotaan yhdessä, minkälainen ratkaisu sopisi juuri teidän tilanteeseen.

Varaa keskusteluhetki tästä »